为了确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》的规定，制定本制度。

一、归档范围
市委、市府下发的各类文件；中心领导参加上级会议带回的主要文件材料：中心的各类文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料；中心制订的工作条例、制度、有参考价值的资料等文字材料；中心干部档案、干部名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等都属于归档资料。
二、归档文件的质量要求
凡属于归档文件，必须书写工整，字迹清楚，并一律使用钢笔。
三、档案保管
归档的资料，要做好防潮、防蛀、防火、防盗等工作；加强档案的技术保护、延长档案的使用寿命。
四、本制度由政务服务中心综合科负责解释。
五、本制度自发布之日起施行。

附：

海口市政务服务中心文件材料归档和不归档的范围
一、归档范围
凡是反映中心工作、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，主要包括：
1、上级机关的文件材料
(1)上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本中心主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
(2)上级领导视察、检查本中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料；
(3)代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
(4)上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。
2、本中心的文件材料：
(1)本中心领导召开的工作会议、专题会议的全套文件资料，以及各种声像材料(由召开部门收集)；
(2)本中心颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
(3)本中心调研形成的重要文件材料及内部科室活动形成的工作计划、总结、报告；
(4)本中心汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)；
(5)本中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
(6)内容重要的群众来信、来访材料，领导的指示和本中心处理群众来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告等；
(7)中心领导考察公务活动形成的重要信件、从外单位带回的与本中心有关的未经文书处理登记的文件材料；
(8)本中心大事记、反映中心重要活动事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
(9)本中心(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫等工作及干部奖惩等的文件材料；
(10)本中心办理的干部、工人的转移工资、行政关系有关材料；
(11)本中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
(12)本中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
(13)有关业务机关对本中心工作检查形成的重要文件资料。
二、不归档范围
1、上级机关文件材料
(1)上级机关任免、奖惩非本中心工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；
(2)上级机关发来供工作参考的文件；
(3)上级机关征求意见未定稿的文件。
2、本中心的文件材料
(1)重复文件；
(2)无查考利用价值的事务性、临时性文件；
(3)未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
(4)无特殊保存价值的来信，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的群众来信；
(5)为参考目的从各方面收集的文件材料。
三、本制度由政府服务中心负责解释。
四、本制度自发布之日起施行。